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档案管理制度

发布时间:2021-04-07 人气: 来源:未知

档案管理工作是公司基础管理的重要组成部分,是提高单位形象、维护单位信誉和合法权益、体现部门工作真实历史面貌的一项不可缺少的专业管理工作。
一、公司档案实行集中统一管理的原则,集中地点保管存放。

  1. 文书档案,上级文件材料的收集、整理、归档、保管、利用、移交等工作由办公室负责,并建立台账。
  2. 会计档案的整理、归档、保管工作由财务部负责。
  3. 招标投标项目档案,按照招投标档案目录内容由专职进行管理,并建立台账。
  4. 招标代理业务部承办人员应在开标会议结束三开日内把档案整理装订成册,交公司专职档案管理人员整理归档。
二、档案资料管理
  1. 归档资料内容要求齐全、整洁、资料目录、编号清楚明了,为使用档案提供优质服务。
  2. 本公司人员查阅档案资料应经办公室同意并办理登记手续后方可查阅。
  3. 外单位人员查阅档案资料凭介绍信,经理批准手续完备后方可查阅。
  4. 档案资料一般不予借出,确需借出时,要经经理同意并办理借阅手续,时间不得超过10天。
  5. 借用档案资料要严加爱护,不得私自涂改拆散,污损及剪裁、划记号等。违反者应赔偿损失。丢失档案资料者,视情节给予批评教育外,还应按档案经济价值予以处罚。
  6. 超过保管期限,按规定需要销毁的档案资料经经理批准,二人以上的当事人处理,公司办公室负责监销。
  7. 加强档案保密管理严格遵守档案保密原则。文书、财务档案未经批准不得任意翻印复印,档案资料不该对外讲的不讲,不该借的不借,不准将档案资料带入公共场所或带回家中,以防泄密和丢失。
三、档案室管理
  1. 贯彻“预防为主,防治结合”的原则,设有专门的档案资料室,具有良好的卫生环境和防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物的污染等。
  2. 档案室内应设置消防器材设备,严禁明火,严禁吸烟,严禁存放易燃,易爆物品。
  3. 对所存放档案要定期检查、清点,做到账实相符。